25 November 2019, 03:39 PM
Dengan menggunakan sistem ERP yang berfungsi untuk mensinergikan/mengintegrasikan proses bisnis dalam suatu perusahaan dan memiliki basis data yang sama (common), maka jelas penggunaan sistem software inventory indonesia akan memberikan beberapa keuntungan secara umum.
1. Dengan satu basis data yang digunakan, maka setiap divisi atau departemen akan menggunakan informasi yang sama. Hal ini berarti meningkatkan efisiensi dibandingkan setiap divisi memiliki data terpisah. Selain itu akurasi data juga dapat lebih terjaga dikarenakan data yang ada terpusat. contoh yang sering ditemui adalah, data stok barang jadi diolah dan dimiliki oleh bagian Sales, bagian Gudang juga mengolah dan memiliki data tersebut dan tentunya bagian Accounting.
Tanpa data yang terpusat maka akan ada 3 informasi mengenai data barang jadi dari setiap bagian dan tidak jarang data tersebut menumpuk (islands of information). Sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan rekonsiliasi data sebelum dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2. Dengan satu sistem yang terintegrasi dalam suatu perusahaan, maka dapat tercipta sinkronisasi proses antar bagian/divisi, membantu melakukan standarisasi proses kerja, sehingga akan berakibat kepada meningkatkan kontrol.
secara detail ada 5 keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem ERP.
1. Penghematan (Direct Saving Cost)
2. Peningkatan Kualitas Informasi (Information Quality)
3. Produktifitas Team (Team Productivity)
4. Management Performance
5. Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment)
Kentungan menggunakan sistem ERP secara detail kami coba paparkan secara detail, keuntungan-keuntungan ini merupakan contoh kecil saja dan dipengaruhi juga oleh proses setiap perusahaan juga masing-masing industri bisa saja memiliki perbedaan.
1. Penghematan (Direct Saving Cost)
Keuntungan menggunakan sistem ERP yang paling sering diperdebatkan adalah bagian bagaimana menghitung penghematan/efisiensi yang didapat setelah menggunakan sistem ini dibanding sebelumnya. Menjadi sangat penting untuk kita dapat mencoba menghitung nilai yang didapat dari efisiensi dengan begitu return dari investasi sistem dapat diperkirakan diawal proyek.
beberapa contoh efisiensi menggunakan sistem ERP yang terintegrasi sebagai berikut:
a. Nilai inventori atau stok menjadi lebih rendah, sistem dapat memberikan informasi stok yang lebih akurat dan cepat. Dengan demikian stok level dapat diatur dengan lebih baik, apabila sebelumnya kita lebih memilih menumpuk barang untuk berjaga-jaga jika produksi menginginkan atau permintaan pelanggan naik kita tidak kehilangan sales. Dengan nilai stok yang sesuai dengan kebutuhan maka terjadi penghematan dari sisi keuangan yang biasa digunakan untuk membeli kelebihan stok barang. Penghematan ini juga dapat meningkatkan cash karena mendapatkan bunga, atau menekan biaya bunga dana bank yang biasa kita gunakan untuk membeli stok. Hal lain yang didapat dari menurunnya stok level, kita juga menghemat biaya gudang penyimpanan sehingga operasional gudang dapat menjadi lebih efisien, juga menghindari barang kadaluarsa (expired) untuk barang-barang tertentu karena terlalu lama penyimpannya.
b. Efisiensi Arus Kas (Cash Flow), dengan sistem ERP arus kas dapat menjadi lebih baik, sehingga kita dapat mengatur inflow danoutflow cash. Seperti memonitor Piutang (Accounts Receivable) dengan jalan meningkatan tingkat tagihan(collectibility) dari sebelumnya yang selalu rata-rata terlambat 10 hari dari jadwal (Payment Terms) menjadi lebih cepat, dengan begitu kita mendapatkan dana untuk membeli barang atau mendapatkan bunga dari dana yang selama ini tertahan 0leh pelanggan. Apabila kita menggunakan dana bank maka kita juga dapat menghemat bunga pinjaman dengan sangat signifikan.
c. Menghemat biaya operasional, dengan menggunakan sistem ERP kita pastinya dapat menghemat biaya operasional seperti pada contoh sebelumnya, menghemat biaya penyimpanan barang/gudang, menghemat biaya bunga untuk dana yang kita pinjam dari bank, dan yang tak kalah pentingnya dengan mendapatkan efektifitas dari proses didalam sistem maka akan menghasilkan penghematan juga dari sisi biaya tenaga kerja misalnya yang selama ini membutuhkan waktu lebih lama (Overtime) menjadi lebih cepat sehingga dapat menekan biaya lembur.
d. Menurunkan biaya komunikasi (Reduce Communication Cost), pada industri atau perusahaan yang memiliki lokasi yang terpisah-pisah akan sangat terbantu dengan sistem yang terintegrasi. Hal ini sangat membantu dalam melakukan konsolidasi data antar cabang, sehingga biaya koordinasi komunikasi dan waktu pengumpulan data menjadi lebih cepat.
e. Meningkatkan pendapatan (Increase Revenue), hal ini sering dianggap bukan akibat langsung dari keuntungan menggunakan sistem ERP. Dengan informasi yang lebih akurat dan cepat maka kita dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk pelanggan dengan lebih baik dan bereaksi lebih cepat terhadap suatu perubahan. Hal ini akan menghasilkan peningkatan pendapatan, selain itu pendapatan meningkat karena kita dapat meminimalisasi potensial sales yang selama ini hilang (loss of potential sales) karena permintaan tidak dapat dilayani yang disebabkan oleh ketidaktersediaan barang.
Sekali lagi besarnya keuntungan yang dapat didapat dengan menggunakan sistem ERP ini sangat bergantung kepada proses kerja dalam suatu perusahaan dan juga bisa sangat berbeda untuk setiap industri.
Selain faktor keuntungan ekonomis yang dapat diperhitungkan (tangible) Direct Saving Cost yang didapat karena menggunakan sistem ERP, terdapat keuntungan-keuntungan lainnya.
2. Kualitas Informasi (Information Quality)
Dengan menggunakan sistem ERP yang mengintegrasikan setiap departemen, maka kita akan mendapatkan kualitas dari informasi yang lebih baik dari sebelumnya.
a. Meningkatkan Akurasi Data (Increase Data Accuracy)
Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pemasukan data transaksi atau proses pemuktahiran master data menjadi lebih
sedikit. misalnya bagian Sales melakukan entry data Sales Order, data sales order ini kemudian akan dipergunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pengiriman. Dengan data yang diinput hanya 1 kali dan dipergunakan oleh beberapa departemen maka secara otomatis akan meningkatkan akurasi data yang dimiliki perusahaan.
b. Meningkatkan Pengawasan (Increase Control)
Proses Pengawasan (Control) yang disediakan oleh sistem, seperti Gudang tidak dapat menerima barang dari supplier tanpa Purchase Order dari bagian Pembelian. Dengan demikian informasi data di gudang dan jumlah hutang perusahaan dapat menjadi akurat.
c. Ketersediaan Informasi yang lebih cepat.
Kualitas informasi yang lebih baik/akurat pastinya harus bisa didapat dalam waktu yang lebih cepat. sehingga dengan informasi yang cepat dan akurat dapat dilakukan pengambilan keputusan yang lebih baik.
d. Minimize Rework.
Dengan sistem yang tidak terintegrasi banyak aktifitas yang dilakukan berulang. Misalnya pihak gudang harus memutahirkan data stok gudang, demikian juga pihak accounting, dan tidak ketinggalan pihak sales. Selain itu umumnya proses pembuatan laporan-laporan bisa berbeda-beda dengan menggunakan informasi yang sama, dengan sistem ERP semua hal ini bisa diminimalisasi sehingga menjadikan pekerjaan lebih efisien.
e. Mempermudah pencarian kesalahan (Easier to recover from mistakes).
Pada saat ditemukan suatu kejanggalan suatu transaksi, proses pencarian (tracing) dapat dengan mudah dan cepat dilakukan. sehingga perbaikan dengan cepat dapat dilakukan yang menjadikan kualitas informasi lebih baik.
Keuntungan ke-3 yang akan didapat dengan menggunakan ERP sistem setelah Direct Saving Cost dan Better Information Quality (Bagian 3) adalah Peningkatan Produktifitas Team.
3. Increase Team Productivity
a. Akses Informasi yang lebih cepat dan mudah (Easier & Faster access to Information)
dengan digunakannya sistem ERP yang terintegrasi, kerja team dalam proses pencarian informasi menjadi lebih mudah dan cepat sehingga waktu kerja menjadi lebih efficient.
b. Menurunkan tingkat kesalahan (Minimize Mistakes)
Proses data yang terpusat menjadikan entry data dilakukan oleh masing-masing yang bersangkutan sehingga menghindari entry data yang berulang-ulang. Hal ini pada akhirnya menurunkan tingkat kesalahan.
c. Standarisasi Pekerjaan
Penggunaan sistem ERP membuat proses pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan standar sehingga kualitas pekerjaan tidak tergantung kepada pribadi user.
d. Optimalisasi biaya karyawan (Optimized labor costs)
Dengan menurunnya tingkat kesalahan dan meningkatnya kualitas pekerjaan dan informasi yang dihasilkan oleh perusahaan, maka pekerjaan tiap team menjadi lebih berkualitas. Perubahan dari pekerjaan klerikal menjadi pekerjaan analisa informasi untuk pengambilan keputusan.
Penggunaan sistem ERP tidak hanya memberikan keuntungan dari sisi operasional, namun hal yang lebih penting adalah sistem ERP dapat membantu pihak managerial dalam membuat keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang diperoleh.
berikut adalah keuntungan yang didapat oleh level managerial (Management Performance)
4. Meningkatkan Management Performance.
a. Informasi yang diperoleh pihak managerial lebih akurat dan informasi tersedia kapan saja pada saat dibutuhkan.
b. Informasi di dapat lebih cepat oleh pihak managerial, waktu yang biasanya dibutuhkan untuk mengumpulkan data untuk diolah menjadi laporan dapat dipersingkat.
c. Dari keuntungan-keuntungan yang didapat diatas (informasi yangtimely, faster and accurate) maka pada akhirnya mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik oleh pihak manajemen.
d. Informasi yang terintegrasi dan akurat pada akhirnya akan dapat meminimalisasi rapat-rapat koordinasi internal perusahaan maupun dengan pihak luar seperti pelanggan dan supplie